Jak obhájit datový projekt před vedením firmy
Datové týmy často řeší stejnou situaci. Vidí, že reporting přestává stačit. Data jsou roztříštěná. Každé oddělení pracuje s jinými čísly. Analytici tráví hodiny ruční přípravou reportů. Manažeři si navzájem rozporují výsledky.
Problém je zřejmý. Jenže když přijde řeč na investici do datového skladu, modernizaci reportingu nebo datové governance, vedení často reaguje vlažně.
„A co nám to přinese?“
„Kolik to bude stát?“
„Nestačí nám to, co máme dnes?“
Právě tady většina datových iniciativ narazí. Ne proto, že by byly špatně navržené. Ale protože jsou prezentované jako technologický projekt místo obchodního projektu.
Chyba číslo jedna: mluvíte o datech, vedení řeší byznys
Na projektech se s tím setkáváme opakovaně.
Datový tým prezentuje:
- nový datový sklad
- centralizaci dat
- moderní architekturu
- datovou kvalitu
- governance
Management slyší:
- investice
- náklady
- další IT projekt
- dlouhá realizace
Přitom skutečný problém bývá úplně jinde.
Vedení firmy zajímá:
Proč se na poradách řeší různá čísla?
Proč trvá příprava podkladů několik dní?
Proč není možné rychle vyhodnotit ziskovost?
Proč každý měsíc vznikají spory o správnost reportů?
Jaká rozhodnutí dnes firma dělá naslepo?
Tohle je jazyk, kterému CEO a CFO rozumí. Neřeší datový sklad, řeší rychlost rozhodování, efektivitu a rizika.
Argument, který funguje: kolik stojí současný stav
Mnoho datových týmů se snaží obhájit projekt budoucími možnostmi. To je často chyba. Vedení většinou mnohem lépe reaguje na náklady současného stavu.
Zkušenost z projektů ukazuje, že se vyplatí spočítat:
- kolik hodin měsíčně lidé tráví ruční přípravou reportů
- kolik různých verzí stejného reportu ve firmě existuje
- kolik manažerských porad končí debatou o číslech místo debatou o rozhodnutích
- kolik analytických požadavků se řeší opakovaně
Často se ukáže, že firma investuje stovky hodin měsíčně do činností, které nepřinášejí žádnou novou hodnotu.
A právě tady se začíná rýsovat business case.
Vedení nekupuje reporting. Kupuje lepší rozhodování.
Tohle je rozdíl, který rozhoduje o úspěchu projektu.
Místo:
Potřebujeme nový reporting.
Je lepší říct:
Chceme, aby vedení mělo každý měsíc jednotný pohled na marži a nemuselo řešit, která čísla jsou správně.
Místo:
Potřebujeme datový sklad.
Je lepší říct:
Chceme zkrátit přípravu podkladů pro management z pěti dnů na několik hodin.
Místo:
Potřebujeme datovou governance.
Je lepší říct:
Chceme odstranit situace, kdy tři oddělení používají tři různé definice stejného ukazatele.
Na první pohled je to jen změna formulace. Ve skutečnosti jde o změnu celé diskuse.
Co nejčastěji přesvědčí CFO
Pokud má být datový projekt schválen, téměř vždy se nakonec dostane na stůl finančnímu řediteli.
A CFO typicky zajímají čtyři věci:
1. Úspora času
- méně ruční práce
- méně exportů do Excelu
- méně oprav reportů
- méně ad hoc analýz
2. Snížení rizika
- jedna verze pravdy
- jednotné definice KPI
- menší riziko chybných rozhodnutí
3. Lepší kontrola firmy
- rychlejší identifikace problémů
-lepší přehled o nákladech
- lepší přehled o ziskovosti
4. Schopnost růstu
- nové pobočky
- nové produkty
- nové trhy
Mnoho firem zjistí, že současný reporting funguje jen do určité velikosti organizace. Pak začne být brzdou.
Co se nám v praxi osvědčilo při obhajobě datového projektu
Když připravujeme podklady pro vedení, většinou doporučujeme soustředit se na několik konkrétních oblastí. Popsat obchodní problém, ne technologii. Vyčíslit náklady současného stavu. Ukázat konkrétní situace, kde dnes vznikají chybná nebo pomalá rozhodnutí. Vybrat 3–5 klíčových KPI, na kterých se firma potřebuje shodnout. Neprezentovat desetiletou vizi, ale první měřitelný přínos během několika měsíců. Mluvit o rychlosti rozhodování a efektivitě, ne o architektuře. Právě poslední bod bývá překvapivě důležitý.
Ve vedení obvykle nesedí lidé, kteří budou posuzovat kvalitu datového modelu. Budou posuzovat, zda investice pomůže firmě vydělávat více peněz, snižovat náklady nebo lépe řídit rizika.
Datový projekt začíná byznysem, ne technologií
Pokud chcete prosadit datový projekt, nepřesvědčujte vedení, že potřebujete lepší technologie. Přesvědčujte ho, že současný způsob práce s daty stojí firmu čas, peníze a kvalitu rozhodování. Tohle vidíme na projektech opakovaně. Úspěšné datové iniciativy nezačínají debatou o datovém skladu, začínají debatou o tom, jaká rozhodnutí chce firma dělat rychleji, jistěji a s menším rizikem.
A právě datový projekt je často prostředek, jak se k tomu dostat.